領収書の作成・保管の注意点~税務調査で否認されないために~

税金の話

こんにちは、エビフライが苦手な税理士の磯谷です。アジフライは好きです。

 

ところで、今回は「領収書」について。

 

事業経営をしていると、領収書の管理をする必要があります。

経費としての支出を証明する証憑として、ぞんざいに扱うことはできません。

 

この領収書、作成や保管のルール・注意点がありますので、それらを少しまとめます。

 

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領収書で必要となる記載事項

領収書は、以下のような情報が記載されている必要があります。

日付

いつ取引が発生したか?という情報です。

これがわからないと、どの事業年度の経費か証明できません。

たまにクライアントの領収書で、日付が空白の飲食代などが出てくることがありますが、これでは税理士も判断不能です。

一応、ご本人に確認しても100%覚えていないため、結局は経費に入れない、みたいになります。

ちゃんと日付は書いてあるか確認しましょう。

 

レシートなら日付は自動的に印字されているので大丈夫ですが、手書きの領収書を発行してもらう際は注意です。

宛名

これは、自分の名前です。手書きの領収書なら、必ず書いてもらいましょう。

なお、自分の名称をしっかり書いてあるのがベストなのは当たり前ですが、例えば「上様」でも、だいたい可です。

※以前に法人クライアントで受けた税務調査のときに、統括官の方と話題になったことがあります。

 

また、宛名が「空欄」でも、自分が事業のために支払っていることが別途証明できる状況であれば、空欄というだけで否認されることは少ないはずです。

金額

いくら支払ったのかを証明できないと仕方がないですよね。

これが書いていないと、帳簿も記帳しようがありません。

用途

「○○代として」みたいな部分です。

よくあるのが、「お品代」。

これは、結局何の支払いなのか不明なので、僕個人としては「お品代」とある領収書は嫌いです。

※これ見ると帳簿にも入れたくなくなります。こちらで何なのか判断できないので。

 

百歩譲って「事務用品代」とかならまだマシですが、出来るだけ具体的に用途を書いてもらいましょう。

 

領収書の作成・保管で注意したいポイント

領収書にはいくつか気を付けたいポイントがあります。

自分で書き足さないこと

白紙の領収書を渡してくる店なんかもありますが、それを使って自分で書くのは全てアウトです。

 

文書偽造」となり、否認どころか重加算税の対象となってしまいます。

 

金額も宛名も日付も用途も、自分で書き足すのは総じてアウトとなります。

 

特に、宛名を書き足す方が多い印象です。これは是非ともやめましょう。

※レシートなら、そもそも宛名が記載されていませんが、内容が充実しており、これで十分通用します。

そもそも私用は分ける(入れない)

当たり前なのですが、私用の領収書は経費になりません。分けましょう。

特に「交際費」や「旅費交通費」なんかは私用が混ざり易いです。

 

例えば、旅費交通費に家族旅行とか入っていると、反面調査で一発でバレます。

宿に行って宿帳を確認される(誰と行ったかわかる)し、挙句の果てにはオプションで追加したアクティビティとかも全部バレます。

 

たしかに、経費にはグレーゾーンなるものが存在しますが、明らかにクロなものは諦めて除外しておきましょう。

 

なお、税理士側としては、「何が経費で何が経費でないか」という問いはナンセンスと思っています。

普遍的なものではなく、「事業に関係するものか」で判断するためです。

 

なので、例えば「ボールペン」ひとつにしても、事業で関係ない家庭で使う用途であれば、当然経費にはならないわけです。

逆に、フェラーリ買ったとして、それが完全なる事業用途100%で証明できるなら、それは100%事業経費です。(証明できる場合は限定的でしょうけど。。

保管期限

税法上、「帳簿書類」というものに該当するのですが、原則「確定申告書の提出期限の翌日から7年保管」です。

※法人で欠損金が生じた事業年度の場合は、9年とか10年のケースがあります。

 

途方もない期間ですが、頑張って保管しておきましょう。

 

まとめ

領収書の作成・保管や注意点についてちょっと書きました。

管理方法の見直しの一助になれば幸いに候。

 

編集後記

「雪見だいふく」の、少しだけ溶けたコンディションが尋常じゃなく好きです。

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